Infos et conditions 2024

Présentation
Le Festival cinémas d’Afrique – Lausanne est une manifestation annuelle, unique en son genre en Suisse, qui offre une programmation originale de films en provenance ou concernant les pays africains. Il œuvre pour la promotion et la diffusion des cinémas africains, le soutien aux cinéastes, la sensibilisation artistique, tout en conservant sa dimension de divertissement culturel et convivial pour le public.

Le Festival permet au public romand de découvrir des œuvres cinématographiques récentes, inédites ou peu diffusées, et de rencontrer les cinéastes et artistes invité·es. Débats, rencontres, soirées thématiques, concerts, spectacle, gastronomie viennent compléter la toile de fond des projections en salles et en open air.

En tant que partenaire au Festival cinémas d’Afrique Lausanne, vous vous engagez à respecter la philosophie de la manifestation. Nous comptons sur vous pour accueillir chaleureusement le public et nous aider à minimiser les impacts environnementaux.

Critères de participation

• Proposer la cuisine d’une région ou d’un pays du continent africain
• Privilégier la fabrication maison (non industrielle)
• Respecter les contraintes de l’organisateur (techniques, emplacement, déchets, logistique, hygiène, LADB (loi sur les auberges et les débits de boissons), mesures sanitaires, normes d’exploitation, etc....)
• Disposer d’une assurance RC à nous faire parvenir (responsabilité́ civile) pour toute la période du festival (inclus le montage et le démontage)
• Autorisation : inscription valide auprès de l’OFCO (Office de la consommation, ex-SCAV) et/ou attestation d’activité professionnelle à nous faire parvenir
• Liste des prix validée par l’équipe d’organisation.
• Disponibilité durant toute la durée du Festival
• Utiliser le plus possible des produits frais, locaux et de saison
• Intégration de plats végétariens à la carte
• Ponctualité
• Rapidité de commande et de service
• Esthétique et propreté du stand
• Expérience dans des évènements de moyenne ou grande envergure

Horaires
Le Festival ouvre officiellement ses portes le jeudi 15 août à 14h et clôture dimanche 18 août à 18h (sous réserve de modification). Cet horaire doit impérativement être respecté. Les contrevenants seront amendés du montant de l’amende fixée par la police du commerce.
Horaires des stands (ces horaires sont valables par toutes les conditions météo sauf avis impératif des organisateurs)

Horaires stands (public)
JE 15.08 : 17h-23h30
VE 16.08 : 12h-23h30
SA 17.08 : 12h-23h30
DI 18.08 : 11h-18h

Horaires du Festival (public)
JE 15.08 : 14h-1h
VE 16.08 : 12h-2h
SA 17.08 : 10h-2h
DI 18.08 : 10h-20h

Lieu
Esplanade du Casino de Montbenon, en face du Casino
Allée Ernest-Ansermet 3 - 1003 Lausanne

Montage & démontage
Le montage de votre stand a lieu jeudi 15 août dès 9h. Le démontage a lieu le dimanche 18 août dès 18h. L’accès à l’emplacement dédié est limité. Un plan des emplacements vous parviendra avant la manifestation.

Menu
Élaborer un menu pour chaque jour à nous envoyer au minimum 3 semaines avant le commencement du Festival. Proposer des plats et des snacks végétariens et végan tous les jours. Les menus et tarifs seront imprimés (plastifiés) par vos soins.
Une affichette mentionnant les allergènes et la provenance des viandes et poissons doit figurer sur le stand.
A titre indicatif, nous vous communiquerons les quantités vendues lors de la précédente édition.

Vente de boissons
La vente de boissons n’est pas autorisée.

Paiement
Vous devez obligatoirement accepter les modes de paiement par cash ou TWINT. Si vous souhaitez mettre en place un mode de paiement par carte, vous êtes responsables du matériel et de son installation.

Repas pour le staff
Les stands s’engagent à fournir des repas au staff à un tarif préférentiel. Le prix est fixé en accord avec l’équipe d’organisation.

Tarifs
Un forfait de base de base de 900 CHF est appliqué pour la participation aux quatre jours de Festival, auxquels s’ajoute une part variable de 20% de vos ventes à partir de 2'000 CHF de ventes réalisées. Ces tarifs comprennent les frais administratifs, la location de la surface et la gestion des déchets. Le forfait de base est à régler au plus tard un mois avant le début du Festival. Aucun remboursement ne sera accordé en cas de désistement durant les 15 jours précédant le Festival.

Caution
Une caution de 200 CHF est perçue lors de votre inscription et sera restituée après la manifestation. Cette caution peut être retenue en cas de dégradation des lieux ou du matériel loué ainsi que du non-respect des consignes et horaires du Festival.

Bilan vente
Vous vous engagez à informer l’équipe d’organisation du montant et détail des ventes par jour, pour déterminer la part variable due au Festival et effectuer des statistiques.

Décoration
Afin de construire ensemble une belle atmosphère accueillante lors du Festival, nous vous invitons à soigner l’agencement et la décoration du stand (nappes, guirlandes etc…). Veillez à bien être identifiables et attractifs. Votre identité visuelle est la bienvenue.

Vaisselle
Les stands sont tenus de fournir la vaisselle nécessaire pour la vente des repas/snacks. La vaisselle écologique (carton, compostable, etc..) est fortement encouragée.

Électricité
Le Festival met à disposition des panneaux électriques auxquels chaque stand se raccorde. Les tests sont effectués avant l’ouverture officielle. Nous ne fournissons pas de matériel électrique supplémentaire (rallonges, multiprises, etc.). Le matériel électrique que vous apportez (y compris les rallonges) doit être aux normes et étanche. Prévoyez scotch et protections en cas de pluie.
Veuillez nous informer dès que possible de vos besoins en électricité, surtout si vous avez besoin de plus de 10A.

Respect des normes d’hygiène
Chaque stand doit se conformer à la législation en vigueur sur les denrées alimentaires. Il est l’unique responsable de la nourriture qu’il vend. Il doit se munir de tout le matériel assurant la qualité de la nourriture vendue et suivra scrupuleusement les recommandations faites par le Service cantonal de l’économie et le Service d’hygiène. En cas de non-respect, l’équipe d’organisation se réserve la possibilité́ d’exclure sur le champ les contrevenants. Des contrôles officiels être effectués par l’Inspecteur cantonal durant la manifestation et lors de l’installation. Veillez à prendre toutes les mesures nécessaires et à respecter scrupuleusement toutes les consignes.

Tous les conseils sont disponibles en ligne.

Pour rappel, la Nouvelle Législation suisse sur les denrées alimentaires est entrée en vigueur le 1er mai 2017. Veuillez-vous y conformer.

Pour rappel également, la Loi sur les Auberges et Débits de Boissons (LADB) du Canton de Vaud a été modifiée le 1er janvier 2018.

Propreté, déchets et accès à l’eau
Pendant toute la durée de la manifestation, votre stand et ses environs doivent être propres.
Les stands doivent s’équiper de leurs propres poubelles et pourront évacuer leurs déchets triés dans la zone de tri du Festival (déchets, verre, aluminium, PET). Il est interdit de déverser quoique ce soit dans les endroits végétalisés du site, dans les regards d’eaux claires et les toilettes. Les huiles de cuisson doivent être évacuées par vos soins.

Sécurité
Durant la nuit, du mercredi 14 août au lundi 19 août un service de sécurité surveille les infrastructures entre 1h et 8h du matin. Cependant, l’organisateur n’est pas responsable des vols ou déprédations qui pourraient survenir sur le site. Nous vous invitons à bien fermer votre stand, à n’y laisser aucun matériel de valeur ou qui pourrait subir des dégâts, à enlever toutes les marchandises et à prendre toutes les mesures pour éviter les vols et autres déprédations.
Aucun lieu d’entreposage n’est disponible sur le terrain du festival.

Surplus alimentaire
Les stands sont responsables de leur marchandise et des quantités. Toutefois, pour éviter le gaspillage alimentaire, et si l’organisation le permet, nous pouvons mettre en place une distribution du surplus de nourriture à la fin du Festival (ex. Le Répit, Mère Sofia etc…)

Communication
L’organisateur se charge de communiquer sur la globalité de l’événement. Les stands sont encouragés à relayer la communication globale et à annoncer leur participation au public en amont du Festival. Cependant, un seul événement Facebook est créé pour l’occasion : celui de l’organisateur.
Pour toute affiche, carte, ou autre support imprimé relatif à l’événement, vous pourrez utiliser le logo officiel du Festival, que nous vous transmettrons. Pour toute communication en ligne, l’organisateur doit être cité en tant que “Festival cinémas d’Afrique Lausanne” (si possible avec un lien vers ses comptes et profils ou son site).
Votre stand est susceptible d’être photographié, filmé et visible dans les médias.

Nom de la manifestation : Festival cinémas d’Afrique Lausanne
Facebook : Festival cinémas d’Afrique - Lausanne
Instagram : festivalcinemasdafrique
Site internet : www.cinemasdafrique.ch